Dua hari menjelang purna bakti anggota DPR RI periode 2004 - 2009, Rapat Paripurna DPR RI (Senin 28/9) telah mensahkan satu lagi sebuah Rancangan Undang-Undang yaitu RUU tentang Kearsipan.

            Sebelumnya, dalam pendapat akhir mini fraksi yang disampaikan pada rapat kerja tanggal 16 September 2009, seluruh fraksi telah menyetujui RUU Kearsipan ini dibawa dalam Pembicaraan Tingkat II. pada rapat paripurna untuk disahkan menjadi Undang-undang.

            Dalam rapat yang dipimpin Wakil Ketua DPR RI Muhaimin Iskandar, Ketua Panja RUU tentang Kearsipan Sayuti Asyathri (F-PAN) mengatakan, penyelenggaraan Negara dan dinamika gerak maju bangsa kita untuk membangun peradaban hanya dapat dilakukan apabila didukung oleh suatu sistem kearsipan yang dapat diandalkan.

            Sistem tersebut, kata Sayuti, bukan hanya menjamin kualitas pengelolaan arsip yang tersedia tetapi terutama juga menjamin sistem rekaman, pemberkasan, pelaporan serta penyerahan arsip kepada Lembaga Kearsipan Nasional.

            Penekanan ini perlu dilakukan, karena bagaimana mungkin informasi-informasi penting, dinamis dan vital dapat diakses dan dimanfaatkan dengan baik bila arsipnya tidak tersedia. Apalagi, kalaupun tersedia tidak tersedia secara utuh, autentik dan terpercaya.

            Atas dasar itulah, maka penting untuk dirumuskan, dibahas dan ditetapkan UU yang secara khusus mengatur kearsipan. Karena UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dipandang tidak lagi memadai. UU ini memiliki kekurangan yang harus segera disempurnakan.

            Sayuti mengatakan, RUU tentang Kearsipan ini memberikan dasar yang kuat bagi pengelolaan kearsipan nasional secara utuh dan menyeluruh. Penyelenggara kearsipan yang diatur di sini bukan hanya mencakup lembaga-lembaga Negara, tetapi juga lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.

            Dibandingkan dengan draft awal RUU tentang Kearsipan yang disampaikan Pemerintah, naskah akhir RUU yang ada sekarang ini sudah jauh berbeda setelah mengalami serangkaian pembahasan dalam rapat-rapat.

            Draft awal terdiri dari 8 (delapan) Bab dan 83 (delapan puluh tiga) Pasal, saat ini sudah berubah menjadi 11 (sebelas) Bab dan 92 Pasal.

            Sayuti menambahkan, secara umum RUU tentang Kearsipan ini mengatur lima hal pokok yaitu lingkup penyelenggaraan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, organisasi profesi arsiparis dan peran serta masyarakat serta ketentuan sanksi yang mencakup sanksi administratif dan sanksi pidana.

            Lebih jauh Sayuti mengatakan, ada beberapa hal pokok yang perlu mendapat perhatian dimana merupakan substansi baru yang sebelumnya tidak ada dalam draft awal RUU tentang Kearsipan yang diajukan Pemerintah yaitu, pengertian tentang arsip terjaga, arsip umum, Lembaga Negara, Perusahaan, Unit Pengolah, Sistem Kearsipan Nasional (SKN), Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dan Daftar Pencarian Arsip (DPA).

            Selain itu, juga penambahan substansi tentang batas waktu arsip menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 tahun dan kewajiban pemberkasan dan pelaporan arsip.

            Sayuti menambahkan. Meskipun penyelesaian pembahasan RUU ini terbilang lebih singkat waktunya dibanding penyelesaian RUU lainnya, namun bukan berarti RUU tentang Kearsipan ini ditangani dan dibahas secara tergesa-gesa.

            Menurut dia, justru sebaliknya ditengah keterbatasan waktu yang ada, hal ini telah memacu pembahasan RUU ini berjalan lebih efektif, cerdas dan fokus.

Materi Penting

            Pada kesempatan yang sama Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Taufiq Effendi yang mewakili Pemerintah mengatakan, dalam RUU ini masyarakat diberikan kesempatan luas untuk berperan serta  mulai dari perlindungan dan penyelamatan arsip, pengawasan dan sosialisasi kearsipan, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan melalui lembaga pendidikan.

            Peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan nasional ini merupakan bagian penting dalam memberikan warna dan jaminan kualitas pelayanan serta menyempurnakan identitas dan jati diri bangsa dalam kehidupan kebangsaan melalui tersedianya arsip yang memuat rekaman dari sejarah perjalanan bangsa Indonesia yang sesungguhnya.

            Selain hal di atas, ada materi penting lainnya yang telah berhasil dibahas dan dirumuskan dalam RUU ini, antara lain penelusuran arsip-arsip yang memiliki nilai penting dan strategis bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Seperti arsip-arsip tentang kependudukan, kepulauan dan Pemerintahan strategis perlu ditelusuri secara serius sehingga dapat dikelola secara baik dan benar.

            Arsip-arsip tentang kepulauan yang secara nyata merupakan bukti autentik dalam mempertahankan Wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia perlu diselamatkan dan ditangani oleh lembaga yang memiliki kompetensi dan profesionalitas, sehingga hal tersebut dipercayakan tanggungjawabnya kepada Arsip Nasional RI.

            Arsip Perjanjian Internasional yang merupakan salah satu bukti yang menunjukkan eksistensi /keberadaan Republik Indonesia pada komunikasi antar bangsa perlu diberi perhatian lebih, agar dapat dipelihara dan diselamatkan.

            Taufiq menambahkan, DPR dan Pemerintah dalam membahas RUU ini juga telah memberikan perhatian yang serius dan penuh kematangan terhadap hal-hal lain dalam dunia kearsipan yang memiliki nilai penting bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (tt)